Сейчас в самом разгаре сезон летних отпусков. Все делятся планами, обсуждают идеи отдыха, и в таких условиях очень легко выпасть из рабочего ритма. Вы ведь хотите сохранить концентрацию и доделать свою работу? Мы подготовили для вас несколько подсказок, как повысить продуктивность перед уходом в отпуск/перед началом затяжных праздников, если вы не можете сосредоточиться на работе.
Не планируйте слишком много задач
Вполне возможно, что ваши коллеги, деловые партнеры и подрядчики тоже собираются в отпуск как раз в период, когда вы будете отсутствовать на работе. Это понятно, нам всем нужно время, чтобы навестить родной дом или подготовиться к приезду многочисленных родственников. А может, у вас накопилось много сериалов на Netflix, и вы хотите устроить запойный просмотр?
Если отпуск может нарушить привычный ход вашей рабочей жизни, нужно распланировать наперед рабочие задания и правильно распределить нагрузку. Помните, что из-за нехватки времени или отпуска других лиц вы, возможно, не закончите в срок какой-нибудь большой и важный проект. Просто примите это и не нажимайте на себя и других. Так вы сосредоточитесь на насущных задачах и избежите переживаний из-за того, что не можете контролировать.
Помогите коллегам справиться с заданиями, пока вас нет
В GetResponse имеется удобная внутренняя система, которая показывает, кто на какие дни запланировал отпуск или отсутствует по этой причине, кто на больничном, а кого нет на работе по непредвиденным обстоятельствам. В некоторых компаниях для этого используются интерактивные доски. Обе системы повышают нашу продуктивность и дают нам информацию, необходимую для реалистичного планирования работ в условиях ограниченных ресурсов.
Каждый, кто планирует отпуск/отсутствие по другим причинам, назначает кого-то себе на замену на случай, если что-то случится на работе. Если вы собираетесь в долгий отпуск, мы рекомендуем найти того, кто может хотя бы частично взять на себя ваши рабочие обязанности в экстренных ситуациях.
Если вы хотите оставаться в курсе дел во время отпуска/праздников, можно выделить один час на проверку почты и реагировать только на срочные вопросы. Сообщите коллегам, когда вы будете на связи, чтобы они могли при необходимости легко с вами связаться и не отвлекали вас в другое время, когда вы находитесь с семьей.
Советуем почитать: 6 отличных идей праздничных email-кампаний.
Избегайте отвлекающих факторов, но делайте это с умом
Этот совет плавно вытекает из предыдущего. Если вы в отпуске, а коллеги продолжают звонить вам, можно воспользоваться достижениями технологий. Не нужно отключать телефон полностью.
“Я просто откладываю телефон на период отпуска, чтобы полностью посвятить себя семье, когда вся работа сделана. Для некоторых это может показаться странным или невозможным, но все входящие звонки переводятся на голосовую почту Google Voicemail и транскрибируются в текст электронного письма. Я взял за правило не поднимать телефон в случае несогласованных звонков, и вся моя коммуникация находится в одном месте — в почтовом ящике”, — рассказывает Фрэнк Клезитц, основатель digital-агентства Vyral Marketing.
Когда вы возвращаетесь к работе и не хотите “утонуть” в том количестве сообщений и документов, накопившихся к этому моменту, Productivity 101 советует делить большие задачи на несколько маленьких.
“Я использую приложение Asana и вношу в его календарь сроки выполнения проектов на протяжении всего года. Но в преддверии отпусков я ставлю себе небольшие цели, которые должны быть достигнуты за 1 час, чтобы не отвлекаться на другое”, — объясняет Кристен Коул, маркетолог из P2Binvestor — краудфандинговой платформы для небольших компаний.
Слушайте музыку
Общеизвестно, что прослушивание музыки уменьшает уровень стресса. А период праздников и отпусков однозначно добавляет стрессовых ситуаций. Поэтому перед тем как погрузиться в суматоху праздников и планирования работы на период вашего отсутствия, послушайте музыку.
“Я слушаю плейлисты на Spotify весь день! Ничто не помогает мне сконцентрироваться так, как фоновая музыка: Enya справляется с утренней рассеянностью, а Taylor Swift отлично борется с усталостью в середине дня”, — рассказывает Хизер Тейлор, копирайтер в Stampington & Company (@howveryheather).
Для некоторых песни со словами как фоновая музыка не подходят. Тогда есть другой вариант.
“Я слушаю электро-свинг (например, Parov Stelar), который отличается энергичностью и быстрым темпом. Он помогает мне преодолевать некоторые скучные повторяющиеся задачи и не содержит много слов, которые будут меня отвлекать”, — рассказывает Кристен из P2Binvestor.
Неважно, какую музыку вы выберете, главное, чтобы она подходила именно вам. Коллеги могут быть не в восторге от ваших музыкальных предпочтений, поэтому слушайте музыку в наушниках. Как бонус, вы выглядите очень сконцентрированным, словно отгородились от всего вокруг вас. Также некоторые предпочтут не тревожить вас при виде наушников.
Если что-то не получается, просто сбавьте обороты и расслабьтесь
Давайте признаем это — просто невозможно сохранять внимание во время праздничного сумасшествия. Слишком много всего происходит вокруг. И это нормально. Закройте текущие проекты и запланируйте новые.
Почитайте книгу, которая несколько недель пылилась на прикроватном столике. Это пойдет вам на пользу, я серьезно. Дайте себе насладиться оставшимся временем.
“Мой трюк для повышения продуктивности — использовать предпраздничное время для того, чтобы наверстать все, что не удавалось сделать раньше, например, послушать подкасты, которые я сохраняла, прочитать статьи, посмотреть вебинары. Это невероятно мотивирует и наполняет меня энергией и новыми идеями”, — рассказывает Бекка Бут, основатель и директор по продвижению бренда в Trout Marketing.
А какие приемы вы используете для повышения продуктивности на период праздников и каникул? Что помогает вам не потерять самообладание? Расскажите нам в комментариях ниже. Желаем вам удачно отдохнуть!
Автор: Ewa Puchalska